Datenschutzerklärung
Diese Seite ist nur auf Deutsch verfügbar. Die deutsche Fassung ist maßgeblich.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform ist:
AuPair Agentur Zubke, Inhaber: Michael Zubke, Friedrich-Schüz-Weg 9, 72401 Haigerloch, E-Mail: info@aupair-zubke.de. Weitere Angaben finden Sie im Impressum.
2. Zweck der Plattform
Die Plattform dient der Vermittlung von Au-pairs an Gastfamilien: Bewerbung, Profilverwaltung, Auswahl passender Vermittlungsvorschläge und die damit verbundene Kommunikation und Vertragsabwicklung.
3. Welche Daten wir verarbeiten
Konto- und Anmeldedaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert), Anmeldezeitpunkte. In Login-Sitzungen speichern wir bewusst keine IP-Adressen und keine Browser-Kennungen; die IP-Adresse wird lediglich flüchtig zur Abwehr automatisierter Angriffe auf die Anmeldung ausgewertet.
Bewerbungs- und Profildaten: die Angaben, die Sie im Bewerbungsformular bzw. in Ihrem Profil machen — u. a. Kontaktdaten, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Sprachkenntnisse, Angaben zu Familie, Erfahrung und Wünschen für den Aufenthalt sowie hochgeladene Dokumente, Fotos und Videos. Dateien werden in zugriffsgeschützten Speicherbereichen abgelegt und nur über kurzlebige, berechtigungs- geprüfte Links ausgeliefert.
Religionszugehörigkeit (Art. 9 DSGVO): Die Angabe der Religionszugehörigkeit ist freiwillig und dient ausschließlich der Berücksichtigung Ihrer Wünsche bei der Vermittlung. Rechtsgrundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.
Gesundheitsbezogene Angaben (Art. 9 DSGVO): Soweit Sie im Rahmen der Bewerbung freiwillig gesundheitsbezogene Angaben machen (z. B. Gesundheitshinweise oder Ihre Ernährungsweise) oder Dokumente wie ärztliche Atteste hochladen, verarbeiten wir diese ausschließlich zur Durchführung der Vermittlung. Rechtsgrundlage ist auch hier Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.
Angaben zu Kindern der Gastfamilie: Gastfamilien machen im Rahmen ihrer Bewerbung Angaben zu ihren Kindern (Name, Geburtsdatum, Geschlecht, ggf. besondere Bedürfnisse). Diese Angaben erfolgen durch die sorgeberechtigten Eltern und dienen ausschließlich der Auswahl eines passenden Au-pairs.
Kommunikationsdaten: E-Mails, die wir Ihnen im Rahmen der Vermittlung senden, sowie Notizen zur Betreuung Ihrer Bewerbung bzw. Vermittlung.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung der Vermittlung und der damit verbundenen vorvertraglichen Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), auf Grundlage Ihrer Einwilligung, soweit eine solche erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), sowie auf Grundlage unserer berechtigten Interessen am sicheren und zuverlässigen Betrieb der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt: Vermittlungsvorschläge werden stets von der Agentur persönlich geprüft und entschieden.
5. Wer Ihre Daten sieht
Im Rahmen der Vermittlung machen wir ausgewählte Profildaten der jeweils anderen Seite (Gastfamilie bzw. Au-pair) zugänglich — gesteuert durch die Agentur und beschränkt auf die für die Vermittlung erforderlichen Angaben. Vollständige Kontaktdaten werden erst bei beiderseitigem Interesse freigegeben. Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nur an die in Abschnitt 6 genannten Dienstleister weiter, die sie in unserem Auftrag verarbeiten; Ihre Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken genutzt.
6. Hosting und Auftragsverarbeiter
Die Plattform wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) betrieben; Serverstandort ist Falkenstein, Deutschland. Beim Aufruf der Plattform fallen technisch bedingt Zugriffsdaten an (z. B. IP-Adresse und Zeitpunkt des Abrufs), die zur Auslieferung der Seiten sowie zur Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit verarbeitet werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Übertragung erfolgt durchgehend verschlüsselt (HTTPS/TLS).
Für Datenbank und Dateispeicherung setzen wir Supabase als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein; die Speicherung erfolgt ausschließlich in der EU-Region Frankfurt (Deutschland). Supabase ist ein Unternehmen mit Sitz in den USA; der abgeschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag umfasst die EU-Standardvertragsklauseln. Der Versand von E-Mails erfolgt über die IONOS SE (Montabaur, Deutschland). Mit dem technischen Betreiber der Plattform (Entwicklung und Serveradministration) sowie den genannten Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.
Die Plattform selbst speichert Ihre Daten ausschließlich in Deutschland bzw. der EU und bindet keine externen Skripte, Schriftarten oder sonstigen Inhalte von Drittservern ein. Eine Übermittlung in Drittländer findet nur im Rahmen der WhatsApp-Kommunikation statt, die im folgenden Abschnitt beschrieben ist.
6a. Kommunikation über WhatsApp
Sie können mit uns über WhatsApp in Kontakt treten. Die Nutzung ist freiwillig; alle Anliegen lassen sich ebenso per E-Mail oder Telefon klären. Wenn Sie uns über WhatsApp schreiben, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, den in Ihrem WhatsApp-Profil hinterlegten Namen, den Inhalt der Nachrichten sowie mitgesendete Fotos, Dokumente und Sprachnachrichten. Nachrichten, die einer laufenden oder angebahnten Vermittlung zugeordnet werden können, speichern wir in der zugehörigen Akte (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Speicherdauer entspricht der für Schriftverkehr in Abschnitt 8.
WhatsApp wird von der Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, Irland) betrieben. Für die Zustellung Ihrer Nachrichten setzen wir die WhatsApp Business Platform von Meta als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Dabei werden Ihre Nachrichten einschließlich Telefonnummer und Inhalt an Meta übermittelt und können auf Servern der Meta Platforms, Inc. in den USA verarbeitet werden. Grundlage dieser Drittlandübermittlung sind die von der EU-Kommission beschlossenen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie die Zertifizierung von Meta nach dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Für Ihr eigenes WhatsApp-Konto gelten daneben die Datenschutzhinweise von WhatsApp.
Wir fragen über WhatsApp keine Gesundheitsdaten oder andere besonders geschützte Angaben ab. Wenn Sie uns solche Informationen von sich aus mitteilen, gehen wir davon aus, dass Sie mit der Verarbeitung zu dem von Ihnen genannten Zweck einverstanden sind (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO); Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte übermitteln Sie sensible Unterlagen im Zweifel über die Plattform statt über WhatsApp.
7. Cookies
Die Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige bzw. funktionale Cookies (Sitzung/Anmeldung, Sprach- und Darstellungseinstellungen) sowie eine lokale Speicherung im Browser für den Hell-/Dunkelmodus. Es findet kein Tracking statt; es werden keine Analyse- oder Werbedienste eingesetzt. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich.
8. Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten, solange dies für die Bewerbung, die Vermittlung und deren Nachbetreuung erforderlich ist. Profile bleiben darüber hinaus gespeichert, solange eine erneute Vermittlung in Betracht kommt (etwa bei Familien, die wiederholt ein Au-pair aufnehmen möchten), sofern Sie nicht widersprechen oder Ihre Löschung verlangen.
Die Löschung Ihrer Daten können Sie jederzeit verlangen — als angemeldete Nutzerin oder angemeldeter Nutzer direkt in Ihrem Profil, ansonsten formlos per E-Mail. Wir antworten Ihnen innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Gelöscht wird dann alles, wozu wir nicht gesetzlich verpflichtet sind. Was wir aufbewahren müssen, warum und wie lange, steht vollständig in der folgenden Übersicht:
| Datenart | Warum wir sie behalten | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Verträge und UnterschriftenVermittlungsverträge, die zu einer Vermittlung hinterlegten Vertragsdokumente sowie die Nachweise der digitalen Unterschriften. | Verträge sind Vertrags- und Buchungsunterlagen; wir sind gesetzlich verpflichtet, sie aufzubewahren, und benötigen sie zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.§ 147 AO, § 257 HGB, Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO | 10 Jahreab Ende des Kalenderjahres, in dem der Vertrag geschlossen wurde |
| Minimal-Datensatz zur VermittlungName, Registrierungsdatum, Status und Zeitraum der Vermittlung. | Ohne diesen Datensatz ließen sich die aufbewahrten Verträge keiner Person mehr zuordnen und wären als Nachweis wertlos.Art. 17 Abs. 3 lit. b und e DSGVO | 10 Jahreab Ende des Kalenderjahres, in dem die Vermittlung endete |
| Einwilligungs- und BewerbungsnachweiseZeitpunkt Ihrer Einwilligung in Datenschutzerklärung und AGB sowie die von Ihnen bestätigte Bewerbungs-Checkliste. | Wir müssen nachweisen können, dass und wann Sie eingewilligt haben — ein Nachweis, der die Daten überdauern muss, auf die er sich bezieht.Art. 5 Abs. 2, Art. 7 Abs. 1 DSGVO | 10 Jahreab Ende des Kalenderjahres, in dem die Vermittlung endete |
| SchriftverkehrE-Mails und WhatsApp-Nachrichten, die im Rahmen einer Vermittlung zwischen Ihnen und uns ausgetauscht wurden — einschließlich ihres Inhalts sowie der dabei gesendeten Fotos, Dokumente und Sprachnachrichten. | Geschäftsbriefe unterliegen der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrung und belegen im Streitfall, was wann mitgeteilt wurde. Für Nachrichten über WhatsApp gilt dasselbe wie für E-Mails.§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO | 6 Jahreab Ende des Kalenderjahres, in dem die Nachricht gesendet oder empfangen wurde |
| Verlauf der VermittlungDie dokumentierten Schritte einer Vermittlung — wann was geschehen ist — einschließlich interner Notizen der Agentur. | Innerhalb der Regelverjährung müssen wir nachvollziehbar machen können, wie eine Vermittlung abgelaufen ist.§§ 195, 199 BGB, Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO | 3 Jahreab Ende des Kalenderjahres, in dem der Vorgang stattfand |
| Nachweis der LöschungEin pseudonymer Eintrag über Art und Umfang der Löschung mit Datum von Antrag und Durchführung — ohne Namen, ohne Kontaktdaten. | Wir müssen belegen können, dass wir Ihren Antrag bearbeitet haben. Der Nachweis darf dabei nicht selbst der Ort sein, an dem Ihre Daten weiterleben.Art. 5 Abs. 2 DSGVO | 3 Jahreab dem Tag der Löschung |
| Dateien aus nicht abgeschickten BewerbungenFotos, Videos und Dokumente, die Sie während einer Bewerbung hochgeladen haben, ohne die Bewerbung abzuschicken. | Ohne abgeschickte Bewerbung entsteht kein Vertragsverhältnis und wir haben keinen Anlass, diese Dateien aufzubewahren — sie werden automatisch entfernt.Art. 5 Abs. 1 lit. c und e DSGVO | 7 Tageab dem Tag des Hochladens |
| Profil, Dokumente, Fotos, Videos, ZugangIhre Profil- und Bewerbungsangaben, alle hochgeladenen Dateien und Ihr Zugang zur Plattform. | Für diese Daten besteht keine Aufbewahrungspflicht — sie werden mit der Löschung entfernt.Art. 17 Abs. 1 DSGVO | Entfälltwird mit der Löschung sofort entfernt |
Nach Ablauf der jeweiligen Frist löschen wir auch den verbliebenen Rest-Datensatz. Eine Rechnungsstellung findet nicht über diese Plattform statt; Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen entstehen außerhalb der Plattform und unterliegen dort denselben gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Bitte beachten Sie: Gelöschte Daten können für eine Übergangszeit noch in unseren Sicherungskopien enthalten sein. Diese Sicherungen dienen ausschließlich der Wiederherstellung nach einem technischen Ausfall, werden turnusmäßig überschrieben und nicht für andere Zwecke ausgewertet.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Wenden Sie sich dazu formlos an die oben genannte E-Mail-Adresse. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77) — zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart (www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de).
Stand: 2. August 2026